Depois de meses trabalhando remotamente em casa, muitos de nós descobrimos que a rotina diária das reuniões virtuais consome nossa energia. É difícil manter continuidade, conexão e coerência. Temos a tendência de falar muito pouco, muito ou repetir as coisas desnecessariamente. Nossa atenção vagueia e nos desligamos. Não se deslocar de uma sala para outra para trocar de reunião nos irrita e aborrece pela falta de variedade.

Mas estamos perdendo mais do que apenas interesse. Não interagir com os colegas corta fisicamente os dados não verbais. Limitar nosso campo de visão aos pequenos retângulos de nossas telas nos faz perder a perspectiva. Tudo isso gera um custo alto. Ao perder os sinais vitais e operar em um espaço menor, passamos mais tempo nos comunicando, mas compreendemos menos.

Embora nenhum de nós seja novo na cadência incansável de reuniões consecutivas, conduzi-las virtualmente acaba exigindo diferentes músculos e habilidades. Podemos criar algumas de nossas melhores reuniões, aproveitando as lições das comunidades que dependem da comunicação visual todos os dias – principalmente a Comunidade Surda.

São necessários dois para se comunicar: o emissor e o receptor. Existem muitas maneiras de nos expressar; também há muitas maneiras de ouvir. Por necessidade, a Comunidade Surda desenvolveu um portfólio mais amplo de estratégias e dispositivos de comunicação do que o mundo dos ouvintes acessa no dia-a-dia. Quando exploramos esse conjunto de ferramentas, podemos reduzir o tempo necessário para nos comunicar e corrigir algumas falhas.

Como coach executivo que trabalhou com vários executivos surdos (Sabina) e presidente da Universidade Gallaudet (Bobbi, que também é surda), aprendemos a nos comunicar sem problemas. As técnicas que desenvolvemos também podem ser implantadas para se comunicar de maneira mais eficaz em configurações virtuais, incluindo reuniões realizadas por vídeo – com qualquer pessoa, independentemente da capacidade auditiva.

“Pace, Don’t Race”

Durante as videoconferências, siga os olhos dos participantes. Em nossas reuniões, Sabina faz uma pausa quando Bobbi olha para baixo para fazer anotações. Quando os olhos de Bobbi se afastam da conversa, ele interrompe o fluxo de informações, dando-lhe tempo para fazer as anotações que ajudam a reter informações. Olhar nos olhos e entender quando e onde a atenção está sendo dividida nos ajuda a gerenciar o ritmo das reuniões. As informações visuais aumentam a experiência auditiva, permitindo avaliar os níveis de compreensão e responder a possíveis distrações. Diminuir o ritmo permite que todos processem informações verbais e que as mensagens cheguem antes de passar para o próximo orador ou tópico. O ritmo é mais fácil de gerenciar se as reuniões forem menores e mais curtas.

Cultive a cooperação em vez da competição

O áudio do computador é cortado quando as pessoas tentam falar simultaneamente. A primeira vez que Sabina se encontrou pessoalmente com um grupo de surdos, eles estavam sentados no escritório de Bobbi. De repente, um dos participantes começou a bater os pés. Ficou claro para ela que esse era um sinal para capturar a atenção de outras pessoas. No mundo virtual, você pode criar uma abordagem semelhante para quando os participantes querem a palavra. Uma pessoa designada e um acordo para levantar as mãos – em vídeo ou por meio do aplicativo de videoconferência – quando alguém deseja contribuir é uma maneira de fazer isso. Essa pessoa pode anunciar periodicamente uma ordem de fala. Ao estabelecer um protocolo e controlar uma conversa de cada vez, mais pessoas podem participar e todos podem se envolver de maneira mais completa e equitativa.

Ajuste bem a câmera

O objetivo de Sabina durante cada reunião com Bobbi era aprender um novo sinal. Bobbi faria um sinal simples, como “sim” e Sabina a imitaria. Mas quando Sabina imitou o sinal de “de nada”, Bobbi percebeu que a câmera de Sabina estava posicionada para uma pessoa que ouvia, pois a parte inferior do sinal – no tórax – não estava visível. A expressão corporal transmite uma grande porcentagem de nossa mensagem. Muito disso se perde quando escolhemos apenas revelar nossa cabeça e pescoço em vídeo. Imagine como seria a nossa reunião pessoalmente com nossos corpos abaixo do nível da mesa.Talvez essa seja uma estratégia eficaz para o poker, mas não para uma reunião. Ajuste o ângulo da câmera, a elevação do laptop e o posicionamento da cadeira para ficar visível da parte superior da cabeça até o umbigo. Tornar visível a linguagem corporal torna nossa mensagem mais compreensível para o público. Bônus: as reuniões se movem mais rapidamente quando nossas mãos estão visíveis, forçando-nos a estar mais presentes ao invés de nos distrair com nossos celulares.

Use linguagem não verbal para aumentar o envolvimento

É cansativo para os surdos alternarem entre conversas em inglês e em ASL (American Sign Language – a língua de sinais utilizada nos Estados Unidos) ao longo do dia. Da mesma forma, muitas pessoas acham que reuniões sequenciais requerem muita resistência. O gerenciamento intencional de conversas ajuda a facilitar a participação, maximizar o engajamento e minimizar a fadiga para todos. Use sinais estrategicamente durante as chamadas. Quanto mais pessoas envolvidas, melhor é incluir sinais visuais acordados. Como mencionado, levante a mão antes de falar. Para quem está fora do local, Sabina facilita, os participantes concordam em levantar um polegar para “sim” e dois polegares para “eu concordo” ou “mais um” ou “eu amo sua idéia”. Ele sorri ao redor quando uma ideia resulta em uma sala virtual de dois polegares para cima. Embelezar palavras com sinais enriquece a mensagem, aumenta a compreensão, economiza tempo e aumenta a energia. Em vez de se sentirem enervados, esses sinais reduzem a tensão e fornecem apoio.

Use o chat para maior clareza

Muitos de nós (e isso não se limita a pessoas surdas ou com deficiência auditiva) não percebem que perdemos algo em uma conversa ou que não vamos admitir. A caixa de chat pode ser uma ferramenta para complementar as informações quando percebemos que isso pode estar acontecendo em uma reunião. Ao usar informações adicionais, grafias complicadas, acrônimos ou palavras não cotidianas, escreva-as no chat. Isso ajuda a compreensão de todos, evitando mal-entendidos ou repetições desnecessárias.

Vestido para o sucesso

Os intérpretes de línguas de sinais evitam estampas e usam cores que contrastam com seu tom de pele. Isso ajuda seus clientes a ver os sinais mais claramente. A seleção intencional de roupas confortáveis ​​e fáceis para os olhos, juntamente com uma atenção cuidadosa ao contexto visual atrás de nós, cria uma presença profissional que também pode elevar o ânimo.

Navegando em um novo normal por caminhos imprevisíveis e métodos desconhecidos, podemos aprender com aqueles a quem algumas dessas estratégias são experimentadas e testadas: surdos e com deficiência auditiva. Ao incorporar pistas visuais e controlar o ritmo das reuniões, tornamos a comunicação um processo colaborativo, ao mesmo tempo em que sinalizamos empatia por nossos colegas. Compartilhar a responsabilidade pela comunicação eficaz divide a tarefa e multiplica o resultado.

Este artigo é uma tradução do original disponível: https://hbr.org/2020/08/what-deaf-people-can-teach-others-about-virtual-communication